Analisis Pekerjaan dan Percontohan Kompetensi

RANGKUMAN

BAB 5

Menggunakan Analisis Pekerjaan dan Percontohan Kompetensi

 

1. Pengelolaan SDM di Fairchild Semiconductor

         Ketika proses-proses baru dirancang dibutuhkan pelatihan yang ekstensif sebelum dan sesudah pelaksanaan system yang baru. Selain mengenalkan pegawai mengenai tugas-tugas baru yang harus mereka kerjakan, sesi pelatihan juga menjelaskan pentingnya tugas-tugas baru tersebut. Tujuannya dalah untk memastikan pegawai memahami bagaimana pekerjaan mereka terkait dengan keseluruhan proses bisnis. Perusahaan merasa bahwa pegawai tidak akan mengmbil jalan pintas untuk mengurangi beban kerja mereka jika mereka memahami bagaimana kontribusi mereka telah mempengaruhi orang yang di perusahaan dan keuntungan perusahaan. Untuk membangun rasa percaya diri pegawai dalam kemampuan mereka untuk menggunakan system yang baru, sesi pelatihan memberikan banyak waktu bagi pegawai untuk berlatih menggunakan perati lunak dan untuk menerima kritik.

 

 

1. Kepentingan Strategis dari Analisis Pekerjaan dan Percontohan Kompetensi

Analisis Pekerjaan dam Perontohan Kompetensi adalah prosedur untuk memahami pekerjaan yang dilakukan di suatu perusahaan. Dengan kata lain, analisis pekerjaan adaalah istilah yang umum dan luas, dan percontohan kompetensi adalah jenis analisis pekerjaan . Bab ini menjelaskan pendekatan tradisonal untuk analisis pekerjaan serta pendekatan perencanaan kompetensi,yang saat ini banyak digunakan.

Kepentingan strategis dari analisis pekerjaan dan percontohan kompetensi didasarkan pada kegunaannya sebagai posedur sistematis yang memberikan dasar rasional untuk membangun sebuah pendekatan yang erat untuk mengelola SDM. Prosedur-prosedur ini bisa digunakan untuk memastikan bahwa seluruh sistem suatu perusahaan untuk mengelola SDM sesuai dan tepat untuk konteks perusahaan secara internal.

1. Perubahan Strategis

Keinginan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan untuk tetap unggul di antara para pesaing adalah adalah alasan yang lazim untuk perubahan strategis. Teknologi-teknologi yang baru, restrukturisasi, pengurangan operasi, penggabungan dengan perusahaan lain dan pengembangan ke pasar-pasar baru adalah contoh-contoh gerakan strategis yang bias merubah rancangan pekerjaan pegawai.

• Perubahan Organisasional

      Analisis pekerjaan dan percontohan kompetensi bias sangat berguna ketika perusahaan mengalami sebuah organisasional (organizational redesign), yang bisa meliputi penyetaraan ulang departemen, mengganti siapa yang mengambil keputusan, dan menggabungkan atau mengatur ulang departemen.

• Perubahan Struktur Perusahaan (reengineering) .
  Yang berarti perubahan radikal dari fungsi-fungsi dan proses bisnis dari suatu perusahaan ,adalah alasan yang lazim untuk menata ulang suatu perusahaan. Tujuannya adalah untuk menyusun proses yang paling efektif untuk membuat dan mengirimkan produk atau layanan.
• Perubahan Pekerjaan
  Perubahan organisasional hamper selalu menciptakan perubahandalam pekerjaan pegawai. Penambahan pekerjaan (job encrichment) adalah mengubah pekerjaan untuk mengembangkan dan menambahkan tantangan bagi pekerjaan yang diwajibkan.
• Merger dan Akuisisi
  Selama merger atau akuisisi, analisis pekerjaan membantu memberikan sebuah dasar sistematisuntuk membandingkan isi pekerjaan yang ada di kedua perusahaan, yang berguna ketika memutuskan pekerjaan mana yang akan dihilangkan.

2. Perlindungan Hukum

Analisis yang dilakukan secara teratur untuk mempelajari dan menentukan hasil-hasil dalam deskripsi pekerjaan yang formal  membantu perusahaan melindungi dirnya dari keluhan atas perlakuan yang tidak adil. Prinsip-prinsip untuk melakukan analisis pekerjaan yang tepat waktu telah diatur dalam pedoman pengaturan pemerintahdari beberapa keputusan pengadilan.

• Nondiskriminasi
  Selama tiga dasawarsa terakhir, pengadilan telah terbuka menyatakan bahwa perusahaan harus melakukan analisis menyeluruh untuk semua pekerjaan di perusahaan serta menggunakan hasilnya sebagai dasar untuk berbagai kepitusan personalia.
• Kontraktor Independen
  Banyak perusahaan yang memperkerjakan pegawai yang bukan merupakan anggota tetap pekerja mereka. Untuk tujuan pembayaran dan pajak, undang-undang memperlakukan pegawai bersyarat dan pegawai regular dengan cara bebrbeda. Perusahaan bias menggunakan analisis pekerjaan untuk menilali apakah seorang pegawai yang telah dianggap sebagai kontraktor independen harus dinilai ulang dan diperlakukan sebagai pegawai regular.

3. Peran dan Tanggung Jawab Tiga Serangkai SDM

Fitur Tiga Serangkai SDM : Peran Keitraan dalam Analisis Pekerjaan dan Percontohsn Kompetensi meringkaskan cara-cara utama di mana para pakar SDM, manajer, dan pegawai terlibat dalam analisis pekerjaan. Dalam sisa bab ini,kami menjelaskan peran-peran tersebut secara terperinci

1. Terminologi Dasar

Dalam percakapan sehari-hari, orang-orang sering mnggunakan kata pekerjaan ketika berkaitan dengan situasi kerja. Namun ketika seluruh system untuk mengelola SDM bergantung pada pemahaman pekerjaan dalam suatu perusahaan, maka dibutuhkan istilah khusus.

1. Posisi,Jabatan dan Pekerjaan

Para pakar SDM menggunakan kata posisi (position) untuk mngacu pada aktivitas yang dilakukan oleh setiap orang. Setiap pegawai memiliki satu posisi dalam perusahaan. Kata jabatan (job)vmengacu pada posisi yang secara fungsional bias diganti dalam perusahaan. Dalam perusahaan kecil, setiap jabatan mungkin hanya memiliki satu posisi yang berhubungan dengan jabataan tersebut, tidak ada dua pegawai yang memegang jabataan yang sama. Contoh situasi ini akan terjadi jika posisi Ray adalah manajer akun dan hanya Ray yang memegng jabatan sebagai manajer akun. Pekerjaan (occupation) adalah sekelompok jabatan yang terdiri dari pekerjaan yang sama dan membutuhkan kompetensi, pelatihan, dan kepercayaan yang sama.

2. Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan (job analysis) adalah sebuah proses sistematis untuk menjelaskan dan menyimpan informasi mengenai perilaku pekerjaan, aktivitas dan spesifikasi pekerja. Biasanya, informasi yang dijelaskan dan disimpan terdiri dari :

• Tujuan Pekerjaan
• Kewajiban-kewajiban atau aktivitas utama yang harus dilakukan pekerja.
• Kondisi di mana pekerjaan tersebut dilakukan.
• Kompetensi (misalnya, keterampilan, pengetahuan, kemampuan dan atribut lainnya) yang memungkinkan dan meningkatkan kinerja pekerjaan.

Analisis pekerjaan ysng berfokus pada pekerja (worker-focused job analysis) mengidentifikasi karakteristik pemegang jabatan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Sasarannya adalah untuk memberikan sebuah deskripsi mengenai keterampilan, kemampuan, sikap dan kepribadian yang akan menghasilkan kinerja yang baik.

3. Percontohan Kompetemsi

Kompetensi (commpetency) adalah pola pengetahuan, keterampilan, kemampuan, perilaku dan karakteristik lain yang bias diukur yang dibutuhkan oleh seseorang untuk melakukan peran pekerjaan atau fungsi pekerjaan dengan baik.

Bagi percontohan kompetensi (competency modelling), sasarannya adalah untuk menjelaskan keterampilan, pengetahuan,kemampuan, nilai-nilai kepentingan, dan kepribadian diri pegawai yang baik.

4. Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan merupakan bagian dari kontrak tertulis yang mengatur hubungan pekerjaan. Deeskripsi pekerjaan (job description) menerangkan kewajiban atau fungsi pekerjaan yang utama, menjelaskan kondisi di mana pekerjaan tersebut dilakukan, dan menetapkan persyaratan pelatihan atau sertifikasi tertentu untuk pekerjaan tersebut.

5. Jalur Karier

Pegawai yang mmelakukan salaah satu pekerjsan mungkin bisa melakukan salah satu pekerjaan mungkin bias melakukan beberapa pekerjaan lainnya. Dan fleksibilitaslah yang diperlukan oleh perusahaan. Dengan mengidntifikasi pekerjaan yang memerlukan kompetensi yang sama, sebuah perusahaan bias membantu pegawainya untuk melihat progresi logis bahwa karier mereka akan meningkat jika mereka bekerja di perusahaan selama beberapa tahun.

 

III. Sumber-Sumber Informasi Yang Digunakan Dalam Analisis Pekerjaan dan           Percontohan Kompetensi

      Informasi yang diperlukan untuk membuat deskripsi pekerjaan bias diperoleh dari siapapun yang memiliki informasi khusus mengenai apa yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan.

1. Pemegang Jabatan

Pemegang jabatan (job incumbent) pegawai yang sedang melakukan pekerjaan, memiliki pengetahuan langsung mengenai tugas, kewajiban, dan kompetensi terkait dengan pekerjaan tersebut. Pemegang jabatan biasanya memberikan masukan untuk analisis pekerjaan dengan berpartisispasi dalam  wawancara atau menjawab kuesioner.

2. Pengawas

Layaknya pemegang jabatan, pemegang jabatan (manajer lini) memiliki informasi langsung mengenai kewajiban-kewajiban terkait dengan suatu pekerjaan.

3. Analisis pekerjaan yang terampil

Keuntungan bantuan dari analisis pekerjaan yang terampil adalah bahwa mereka bias mengamati banyak pemegang jabatan yang berbeda yang bekerja di bawah pengawas yang berbeda dan di tempat yang berbeda.

4. Pelanggan

Jika memuaskan pelanggan adalah sebuah kepentingan strategis, maka jelas bahwa pelanggan juga harus digunakan dalam SME. Dalam kenyataannya, hal ini jarang dilakukan.

 

1. Metode Pengumpulan Informasi

      Karena banyak sumber ysng memberikan infromasi mengenai pekerjaan dan perusahaan sebagai sebuah kesatuan, banyak metode yang digunakan untuk mendapatkan informasi tersebut. Tiga metode yang paling umum adalah :

• Pengamatan
• Wawancara perorangan dan kelompok
• Kuesioner

1. Pengamatan

Mengamati pekerja ketika mereka melakukan pekerjaannya akan memberikan banyak informasi mengenai tugas-tugas yang dilakukan. Pengamatan bias berarti  hanya mengamati seorang melakukan pekerjaannya, atau mungkin dengan merekam kegiatannya,merekam suara, dan pengawasan dengan computer.

2. Wawancara perorangan atau kelompok

Wawancara bisa dilakukan secara perorangan, atau beberapa pegawai bisa diwawancarai sekaligus dalam sebuah kelompok responden. Wawancara perorangan sangat berguna karena tekanan social tidak akan terlalu menunggu jawaban pegawai. Sebaliknya, kelompok responden berguna karena pegawai cemderung saling mendorong untuk memikirkan lebih banyak gagasan. Namun,menggabungkan beberapa pendekatan untuk mendapatkan informasi biasanya merupakan solusi terbaik.

3. Kuesioner

Kuesioner berguna untuk mengumpulkan informasi dari banyak pegawai karena lebih ekonomis, khususnya jika dilakukan secara elektronis,

 

1. Pendekatan Terstandar Untuk Analisis Pekerjaan

       Pendekatan Terstandar bias digunakan untuk berbagai pekerjaan dan perusahaan. Para pakar SDM harus memahami keuntungan dan kerugian dari setiap teknik. Bagi manajer lini dan pegawai, teknik yang berbeda akan menghasilkan jenis informasi yang berbeda.

1. Peneltian Waktu dan Gerakan

Penelitian waktu dan gerakan (time and motion study) adalah mengidentifikasi dan mengukur gerakan fisik pekerja ketika melaksanakan tugas dan selanjutnya menganalisis hasilnya untuk menentukan apakah beberapa gerakan bias dihilangkan atau dilakukan dengan lebih efisien.

2. Analisis Ergonomis

Sasaran analisis ergonomis (ergonomic analysis) adalah untuk meminimalisir jumlah tekanan dam kelelahan yang dialami sebagai akibat suatu pekerjaan, titik beratnya adalah untuk memahami bagaimana tugas-tugas pekerjaan memengaruhi gerakan fisik dan respons psikologis.

3. Occupational Information Network (O*NET)

O*NET bisa didapatkan di internet. O*NET menyediakan sebuah system basis dsta  yang komprehensif untuk mengumpulkan, mengatur, menjelaskan, dan menyebarkan data mengenai karakteristik pekerjaan dan atribut pekerja.

4. Kuesioner Analisis Posisi

       Position Analysis Questionnaire (PAQ) adalah kuesioner yang banyak digunakan untuk mengukur perilaku kerja yang dibutuhkan oleh suatu jabatan dan menghubungkannya dengan karakteristik pekerja. Kuesioner ini bias digunakan untuk menganalisis berbagai pekerjaan yang melibatkan berbagai kenis tugas, teknologi dan kewajiban.

5. Kuesioner Deskripsi Posisi Manajemen

      Management Position Description (MPDQ) adalah kursioner terstandar untuk menganalisis masalah, tanggung jawab, permintaan, pembatasan, dan berbagai karakteristik pekerjaan manajerial. Hal-hal tersebut merupakan komponen-komponen penting dari pekerjaan manajerial.

 

1. Analisis Pekerjaan Khusus

      Biasanya, pendekatan khusus dimulai dengan pengembangan inventaris tugas khusus (customized task inventory),yaitu pembuatan daftar tugas, perilaku kerja,atau karakteristik pekerja yang telah dibuat khusus untuk pekerjaan atau kelompok pekerjaan yang sedang dianalisis.

1. Mengembangkan Inventaris

Pokok-pokok yang ada dalam inventaris khusus bias dihasilkan dalam berbagai cara. Nsmun, prosedur dasarnya selalu sama, selanjutnya kuesioner dibuat dan digunakan untuk mengumpulkan nilai pekerjaan.

• Menciptakan Pokok-Pokok
  Biasaya, seorang analisis pekerjaan mulai dengan mengamati pekerjaan yang sedang dilakukan oleh pemegang jabatan dan meninjau ulang sampel-sampel bahan baku, kondisi, dan peralatan yang digunakan dalam pekerjaan,.
• Membuat Kuesioner
  Berdasarkan pengamatan, wawancara dan laporan mengenai kejadian penting, analisis pekerjaan menuliskan pernyataan tugas. Contohnya pokok-pokok yang dikembangkan untuk analisis pekerjaan penjaga perpustakaan terdiri dari pokok-pokok berikut :

– Menangani gangguan yang diciptakan oleh pengguna perpustakaan.
– Mewakili perpustakaan kepada anggota media berita (misalnya,wartawan)

2. Menganalisis dan Menafsirkan Data

Penilaian dari kuesioner khusus digabungkan secara aritmatika untuk mencapai deskripsi pekerjaan. Akhirnya, perilaku kerja yang ada dalam deskripsi pekerjaan disaring berdasarkan penilaian yang telah digabungkan. Perilaku kerja harus memenuhi  beberapa kriteria minimum untuk menjadi perilaku kerja yang memenuhi syarat yang masuk ke dalam deskripsi pekerjaan.

3. Keuntungan dan Kerugian

Keuntungan utama dari inventaris tugas khusus adalah bahwa inventaris tersebut menghasilkan deskripsi pekerjaan yang jelas. Keuntungan ini memudahkan pengembangan program pelatihan bagi pegawai yang akan melakukan pekerjaannya.

Kerugian utama dari inventaris khusus adalah waktu yang diperlukan untuk mengembangkan pernyataan tugas dan analisis datayang rumit yang diperlukan setelah penilaian didapatkan.

 

VII. Menganalisis Kompetensi Yang Dibutuhkan

Informasi mengenai kompetensi yang dibutuhkan sangat penting jika hasil analisis pekerjaan akan digunakan untuk mengembangkan prosedur pemilihan pegawai untuk merancang program pelatihan.

1. Pendekatan Terstandar

Banyak perusahaan konsultasi yang melakukan analisis pekerjaan mengumpulkan informasi kompetensi dengan menggunakan prosedur yang cukup terstandar. Contohnya, Personel Decisions Inc, mengembangkan sebuah sistem klasifikasi kompetensi manajerial yang meliputi bidang-bidang dasar

• Pemikiran
• Komunikasi
• Keterampilan intrapersonal
• Kepemimpinan
• Motivasi
• Manajemen diri
• Manajemen Operasi Umum
• Pengetahuan bisnis fungsional

Pendekatan terstandar lain untuk percontohan kompetensi berfokus pada dimensi-dimensi kepribadian yang terkait dengan kinerja dalam pekerjaan tertentu. PPRF dirancang untuk mengukur kepentingan 12 karakteristik kepribadian untuk kinerja pekerjaan :

1. Kepemimpinan Umum
2. Perhatian dalam negoisasi
3. Bekerja untuk pencapaian
4. Watak yang ramah
5. Kepekaan terhadap orang lain
6. Kecendrungan untuk kompetitif dan kolaboratif.
7. Kepercayaan umum
8. Ketaatan terhadap etika kerja
9. Ketelitian dan perhatian para detail.
10. Stabilitas emosional
11. Hasrat untuk menghasilkan gagasan
12. Kecendrungan untuk menyelesaikan sesuatu.
13. Pendekatan Khusus

Keputusan untuk menggunakan pendekatan khusus untuk mengembangkan contoh kompetensi kepemimpinan bagi perusahaansangat sesuai dengan budaya perusahaan. Inovasi adalah kompetensi inti bagi 3M dan pegawai terus memperbaiki produk dan system untuk meningkatkannya.

 

 

 

VIII. Masalah-Masalah Terkini

1. Penurunan Analisis Pekerjaan?

Spesialisasi pekerjaan yang menurun, pembagian pekerjaanyang meningkat dan meratanya tim-tim kerja hanyalah beberapa alasan pegawai mempertanyakan manfaat teknik analisis pekerjaan tradisional. Teknik tradisional memaksakan penarikan batasan antara pekerjaan dan tidak sesuai dengan kecendrungan terhadap meningkatnya pembagian tanggung jawab di semua pekerjaan dan tingkatan dalam perusahaan.

2. Dari “Pekerjaan Saya” menjadi “Peran Saya”

Teknik-teknik analisis pekerjaan tradisional dikembangkan ketika perusahaan dan pekerjaan lebih stabil dan lebih mudah diperkirakan. Pegawai bias dipekerjakan untuk melakukan pekerjaan tertentu, dan mereka berharap untuk melakukan pekerjaan dengan cara yang sama selama beberapa bulan atau beberapa tahun.